*Medewerkers op zakenreis via een EOR-oplossing*

Steeds meer Nederlandse bedrijven kiezen voor talent uit het buitenland. Door strengere regels, hoge risico’s en veel schaarste is het lastig in Nederland aan de juiste mensen te komen. In Bulgarije zijn er veel hoog opgeleide professionals die al werken voor bedrijven in Nederland, met name op gebied van IT maar ook daarbuiten.

Bij sapnomads helpen wij bedrijven met het vinden van deze profesionals en regelen wij vervolgens het volledige werkgeverschap, zodat jij jouw nieuwe medewerker op afstand kunt aannemen, zonder kennis nodig te hebben van de Bulgaarse wet- en regelgeving. Dit verzorgen wij voor jou.

Wat we veel zien bij onze klanten is dat zij hun remote professional voor een aantal dagen over laten komen op hun fysieke kantoor in Nederland. Echter moeten hier een aantal zaken voor geregeld worden waaronder het A1-certificaat. We leggen uit hoe je als werkgever en werknemer compliant blijft, boetes voorkomt en waarom het een belangrijk reisdocument is.

Waarom A1-certificaat essentieel is

Het A1-certificaat (ook wel de verklaring betreffende de sociale zekerheid genoemd) is een officieel document dat bewijst in welk land een medewerker sociaal verzekerd is. Binnen de EU is dit verplicht vanaf de allereerste werkdag over de grens.

Het A1-certificaat is belangrijk omdat het:

Het dubbele afdrachten voorkomt: je betaalt niet per ongeluk premies in zowel Bulgarije als het land van bestemming
Het vermijdt boetes: arbeidsinspecties in de hele EU controleren streng op "illegale tewerkstelling". Zonder A1-verklaring wordt een zakenreis juridisch gezien vaak als zwartwerk beschouwd.
Het recht op zorg garandeert: mocht er tijdens de reis iets gebeuren, dan is duidelijk welke instantie de medische kosten dekt.

Hoe vraag je een A1-verklaring aan?

Bij het aanvragen van een A1-verklaring hebben verschillende partijen een rol.

De materiële werkgever (de klant) heeft de regie over de planning van de zakenreis. Het is daarom belangrijk om tijdig door te geven:

wanneer de medewerker reist
naar welk land de medewerker reist
met welk doel de reis plaatsvindt

Vervolgens verzorgt sapnomads de juridische uitvoering. Wij dienen de officiële aanvraag in bij de NAP (de Bulgaarse sociale verzekeringsinstantie).

Daarna behandelen de autoriteiten de aanvraag. Zodra de verklaring is goedgekeurd, moet de medewerker ervoor zorgen dat hij of zij de benodigde documentatie meeneemt tijdens de reis.

Verwerkingstijd: uit ervaring blijkt dat er minimaal 15 werkdagen nodig zijn om een A1-verklaring te verkrijgen. Het is daarom belangrijk om de aanvraag ruim van tevoren te starten.

Rechten en plichten tijdens een zakenreis

Ondanks een zakenreis erg leuk en waardevol is, brengt het soms ook extra kosten en ongemak met zich mee. Door wetgeving is het zo geregeld dat werknemers financieel niet benadeeld worden door hun werk en daardoor recht hebben op dag toeslagen (Per Diems).

De hoogte van deze dagelijkse toeslagen verschilt per land. Het is bedoelt om maatlijden en persoonlijke uitgaven die duurder zijn dan in het thuisland te vergoeden. Denk daarbij ook aan vliegtickets, verblijf, lokaal transport en meer.

Tip vanuit ons:

Registreer onkosten direct als expenses. Door deze direct in de administratie te verwerken, kunnen wij de kosten na goedkeuring eenvoudig verrekenen via de loonstrook. Zo blijft alles overzichtelijk en ontvangt de medewerker snel de vergoeding.